Te acaban de asignar el puesto de secretaria en el comité al que
perteneces. ¡Enhorabuena! Pero, ¿sabes cómo tomar, preparar y presentar
una minuta? Ya sea que sigas la biblia legislativa Robert's Rules of Order[1] o tomes la minuta en un ambiente menos formal, a continuación te presentaremos los métodos importantes a seguir.
Parte 1 de 4: Prepararse con tiempo.
1. Conoce las políticas de reunión de tu organización. Si se espera que el secretario tome minutas formales, averigua si el grupo sigue las pautas del libro Robert's Rules of Orders o de otro. En ambientes más informales, pregunta qué debes incluir en las minutas o cómo se usarán.- Como el encargado de la minuta, no tendrás necesariamente que familiarizarte con todas las reglas del libro. Sin embargo, adquirir una copia (o pedir prestado la del presidente) puede ser útil para responder ciertas preguntas específicas.
- Conoce bien tu papel. Algunos secretarios de minutas no participan en la reunión, mientras que otros toman la minuta y a la vez contribuyen en ella. En ambos casos, el secretario no debe ser alguien con un papel muy importante, por ejemplo, el de presidente o promotor.[2]
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2. Prepara una plantilla con antelación. La minuta de cada reunión contendrá casi la misma información. Con una plantilla, tendrás un formato constante para una fácil referencia.[3] Deja espacio para la siguiente información como mínimo.[4]- Nombre de la organización
- Tipo de reunión. ¿Es una reunión ordinaria semanal o anual, una reunión de un comité pequeño o una convocada para un objetivo especial?
- Fecha, hora y lugar. Deja espacio para la hora de inicio y fin (de convocatoria y de aplazamiento).
- Nombre del presidente o líder de la reunión y nombre del secretario (o sustitutos).
- Lista de presentes y ausentes. Esta será la lista de asistencia. Observa si hay quórum presente (el número de personas necesario para llevar a cabo elecciones).
- Deja espacio para tu firma. Como el encargado de la minuta, siempre tendrás que firmar tu trabajo. Es posible que se necesite otra firma para aprobar la minuta, ello dependerá de las políticas de tu organización.
- Una agenda, si te brindan una. Si el presidente o el facilitador de la reunión no te ha pedido que esboces la agenda, se supone que te podrá dar una si se la pides. Tener una de referencia te ayudará a organizar las notas de la reunión.
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3. Lleva un cuaderno o una laptop. Asegúrate de sentirte cómodo con lo que traigas. Si vas a escribir la minuta con frecuencia, asigna un cuaderno para este propósito o crea una carpeta en tu computadora.- Si has tomado la minuta en una reunión anterior y todavía no ha sido aprobada, asegúrate de traerla contigo también.
- Si bien una grabadora te podrá ayudar a transcribir la minuta después, no reemplaza la toma de notas. Si grabas la reunión, asegúrate de que todos los presentes den su consentimiento y no caigas en la tentación de hacer una transcripción palabra por palabra.
- Aprender a escribir con abreviaturas acelerará tu toma de notas, pero no es necesario anotar todas las palabras que se digan para tomar la minuta. De hecho, tendrás que evitarlo.
- Si te piden tomar notas públicamente durante la reunión, usa un proyector de techo o un caballete de presentaciones. Asegúrate de poder después llevar las notas a casa sin borrones para que puedas escribirlas en la computadora.[5]
Parte 2 de 4: Tomar las notas de la reunión
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1.Distribuye la hoja de asistencia. Apenas todos estén presentes, pasa una hoja de papel (más para reuniones más largas) con espacio para que cada uno escriba su nombre y datos personales. Podrás usarla después de la reunión para rellenar la sección de asistentes en tu plantilla o para adjuntarla directamente a la minuta terminada.- Si no conoces a muchos de los presentes, esboza más bien una tabla de asientos y rellénala cuando le pidas a todos que se presenten. Tenla a la mano mientras tomas las notas de la reunión para que te puedas referir a ciertas personas cuando sea necesario (como lo mencionaremos más adelante).[6]
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2. Llena la mayor parte de la plantilla. Mientras esperas a que comience la reunión, anota el nombre de la organización, la fecha y el lugar de reunión, y el tipo de reunión (por ejemplo: reunión semanal, reunión de junta directiva, reunión de un comité especial, etc.). Cuando empiece la reunión, anota la hora de comienzo.- Si no tienes una plantilla, anota dicha información en la parte superior de tus notas de la reunión.
- Si la reunión se convocó para un objetivo especial o en un horario especial, guarda la notificación enviada a los miembros notificados. Deberás adjuntarla a la minuta después de transcribirla.
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3. Anota el resultado de la primera moción. La mayoría de las reuniones formales empezará con una moción a tomar la agenda del día, así que este paso lo usará como ejemplo. Si la reunión comienza con otro tipo de moción, solo asegúrate de grabar toda la misma información pertinente:[7]- Las palabras exactas del inicio de la moción: “Propongo”. Por lo general serán: “Propongo la adopción de la agenda”.
- Nombre del autor (persona que propone la moción).
- El resultado de los votos: si la votación tiene éxito, escribe “moción aprobada”. De lo contrario, escribe “moción rechazada”.
- Estás en tu derecho de solicitar mociones largas por escrito si no puedes anotarlas con precisión. Si te es un problema recurrente, pregunta entre reunión y reunión si puede hacerse una política oficial para las mociones superiores a cierto número de palabras.[8]
- Si has esbozado la agenda, podrías ser el autor de esta moción además del secretario de la minuta. No hay problema, siempre y cuando sigas siendo objetivo anotando tus propias acciones.
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4.Anota otras mociones que se den en la reunión. Escucha con atención todas las conversaciones, pero (¡salvo que te indiquen lo contrario!) no las anotes. Cuando se tome una nueva moción, anota la información relevante.- Recuerda: cada moción debe incluir el nombre exacto de la moción, el nombre del autor y el resultado de la votación.
- Algunas mociones se secundan antes de pasar a votación. Si alguien dice: “Secundo la moción” o algo parecido, anota el nombre de la persona que la secunda.
- Si no conoces el nombre del autor o necesitas que te repitan la moción, interrumpe la reunión cortésmente para preguntarlo. Registrar exactamente la información es muy importante para justificar una pequeña interrupción.
- Si modifican una moción, solo cambia el nombre de la moción en tus notas. A menos que la modificación sea polémica y genere mucho debate, no hay necesidad de registrar una modificación.[9]
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5. Escucha los informes y solicita copias. Cada vez que un informe, un boletín de noticias o algo similar se lea en voz alta, anota el nombre del informe y de la persona que lo lea (o el nombre del subcomité que lo haya preparado). Si hay una moción adjuntada, regístrala como lo harías con cualquier otra reunión.- Lo más práctico es solicitar una copia al final de la reunión. Hazte una nota de pedirle al lector o al líder de la reunión (presidente) una copia. Tendrás que adjuntar una copia de cada informe a la minuta después de transcribirla.
- Si no hay copias disponible, entonces registra el lugar original donde se tiene dicho documento. Quizá tengas que averiguar esta información después de la reunión.
- Si un miembro realiza un informe oral (en vez de leer un documento), escribe un resumen breve y objetivo del informe. No anotes los detalles específicos ni cites al hablante palabra por palabra.[10]
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6. Registra las acciones que se tomen o se asignen. Esto incluye tanto las verificaciones de las acciones encomendadas en la reunión anterior como las nuevas. ¿A alguien se le pidió que escribiera una carta? Anota su nombre e instrucciones.- Dependiendo de la formalidad de la reunión, muchas de dichas acciones pueden recaer en el término general “mociones”. Para las reuniones menos formales, quizá tengas que estar muy atento a cualquier decisión que se tome no tan claramente.
- Menciona brevemente la lógica detrás de una decisión, si la hay.
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7. Anota todas las cuestiones de procedimiento y fallos. Cada vez que se objete un procedimiento, anota toda la objeción y su base, además de todo el fallo dado por el presidente.- Asegúrate de incluir toda referencia a Robert's Rules of Order, las normas de la organización o el protocolo de la empresa.
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8. Solo si te lo piden, registra los resúmenes de las conversaciones. Oficialmente, la minuta es el registro de lo que se hizo, no de lo que se dijo.[11] Sin embargo, haz todos los pedidos puntuales que te pida tu organización.- Si vas a registrar una conversación, sé lo más objetivo posible. Incluye puntos concretos, no opiniones y minimiza el uso de adjetivo y adverbios. ¡Tu objetivo será escribir hechos a secas y aburridos![12]
- No te refieras a las personas por su nombre durante el resumen de una conversación. Sobre todo, durante discusiones acaloradas que podrían ofender.
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9Concluye el final de la reunión. Anota la hora del aplazamiento de la reunión. Recuerda recoger las copias de los informes o recordarle a alguien que te las den.
- Lee tus notas por encima para que veas si falta algo o necesita una aclaración. Si tienes que preguntarle algo a alguien, hazlo antes de que se vaya.
Parte 3 de 4: Transcribir la minuta
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1. Comienza el proceso cuanto antes. Lo mejor será transcribir la minuta oficial inmediatamente después de la reunión, cuando todo lo sucedido siga fresco en tu memoria.[13] -
2. Escribe las notas de la reunión en una computadora. Quizá ya lo hayas hecho si has usado una laptop en la reunión. Guarda tus notas y abre un documento nuevo para la minuta para que puedas comparar tus notas y la minuta frente a frente. -
3. Organiza tus notas en párrafos ordenados. Cada moción, decisión o cuestión de procedimiento nueva deberá estar en su propio párrafo. Mientras los organizas, revisa lo siguiente:[14]- Usa la ortografía y la gramática correctas. Si es necesario, usa el corrector ortográfico.
- Usa el mismo tiempo verbal en todo el documento. Usa el tiempo pasado o presente, pero no los uses alternadamente en el mismo documento.
- Sé lo más objetivo posible. Tu opinión nunca deberá deducirse de la minuta. Se supone que tendrás que crear un registro objetivo para que todos lo usen.
- Usa un lenguaje sencillo y exacto. Deberás reemplazar todo lenguaje vago por frases precisas. Deberás eliminar por completo las descripciones floridas.
- Incluye solo las acciones que se hayan tomado, no las conversaciones. A menos que te pidan específicamente anotarlas, deberás concentrarte en lo que se hizo, no en lo que se dijo.
- Incluye el número de páginas para una referencia más fácil.
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4. Distribuye un borrador de tu minuta a los miembros. Envía una copia a cada miembro con los datos personales que te brindaron en la hoja de inscripción. Si no tienes sus datos personales, el líder de la reunión podrá comunicarse con ellos. -
5. Solicita la aprobación de la minuta de la reunión. Es probable que te pidan leer la minuta en voz alta en la siguiente reunión y presentarla para su aprobación. Si la moción se aprueba, indica que la minuta fue aceptada.[15]- Si la minuta se corrige antes de su aprobación, haz los cambios en el documento e indica al final del mismo que se ha modificado. No describas las correcciones específicas.
- Si se propone una moción para corregir la minuta después de haber sido aceptada, incluye el nombre exacto de esa moción en la minuta pertinente y si se aprobó o no la moción.
Parte 4 de 4: Con plantillas de minutas de reunión
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1. Ve a un sitio web de plantillas de minutas. Doxtes tiene una amplia colección de plantillas de minutas útiles para elegir, como también el sitio oficial de Microsoft Office. Estas plantillas ya hechas te ahorrarán el tiempo de organizar las minutas y te ayudarán a evitar errores. -
2. Tómate un tiempo para buscar en cada sitio. Utiliza sus herramientas de búsqueda y busca entre sus opciones para que sepas cuál es la mejor para ti.- Si necesitas un tipo específico de plantilla (por ejemplo, general o estándar), busca entre los sitios tus necesidades específicas y descárgalas haciendo clic en los botones “descargar” o “usar plantilla”. Asegúrate de guardarla en un lugar fácil de encontrar para que no se pierda.
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3. Abre el archivo. Ahora que lo has descargado, descomprime el archivo y ábrelo en Microsoft Word o Excel. Para que puedas usarlo con la mejor calidad y facilidad, usa la versión más reciente de Microsoft Word. Mantenerse al día solo te facilitará todo y te permitirá usar las características nuevas. -
4. Añade el logo de la empresa y el signo de copyright en el encabezado. Elimina el logo de muestra, pero asegúrate primero de leer los términos de uso del sitio que descargues la plantilla. No necesitas meterte en problemas legales innecesarios, ¿no? -
5. Cambia el título. En la sección de título, resalta las palabras “reunión/grupo” y escribe el título real de la minuta de la reunión. -
6Cambia el tema (opcional). Para que la plantilla de la minuta se vea mejor y más profesional, considera la posibilidad de cambiar los colores o escoger un tema predeterminado. Es sencillo: busca la pestaña “Diseño de página” y luego a la sección “Colores y temas”. Ahí podrás personalizar la presentación de tu plantilla. Podrás hacer que combine con los colores del logo de tu empresa.
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7. Nombra las secciones de la plantilla. Se supone que habrá varios títulos de campos en toda la plantilla. Quizá necesites más, menos o quizá no te guste cómo los han titulado. Personalízalos según las necesidades de las reuniones. -
8.Guarda la plantilla en tu laptop para que la puedas llevar a las reuniones y puedas comenzar a tomar la minuta. Si sigues usando Microsoft Office, todo será más rápido y fácil, además podrás seguirle el ritmo a la reunión de una manera más organizada y precisa que antes. Otra opción es que imprimas la plantilla y escribas las notas a mano, pero asegúrate de que el espacio de los campos sea suficiente para incluir la mayor cantidad de información necesaria. -
9. Corrige la plantilla. ¡Enhorabuena! Has terminado de escribir la minuta en la plantilla. Tu productividad y precisión durante las reuniones aumentarán exponencialmente con una plantilla como guía para organizar la información. Como con cualquier proyecto, lee por encima los detalles de tu plantilla para que veas si falta algo o si algo no está claro. Una vez que estés seguro de que todo está en orden, la plantilla estará lista para su uso y estarás listo para las reuniones a venir.
Consejos
- Escribe la minuta inmediatamente después de finalizada la reunión. Lo ideal será hacerlo cuando los hechos sigan frescos en tu memoria. También será importante que los participantes obtengan una copia de las acciones que se les han encomendado con la mayor prontitud después de la reunión.
- Siéntate lo más cerca del presidente de la reunión. Así podrás escuchar todo y pedir aclaraciones sin tener que levantar la voz.
- Pídeles a los demás que escriban sus mociones para que no tengas que registrarlas en el acto.
- Mantén las minutas archivadas en un lugar seguro.
- No tengas temor de interrumpir o pedir aclaraciones en cualquier momento.
- Las minutas son muy importantes. Estas se guardan y podrían ser una referencia muchos años después. Si es una cuestión jurídica, por ejemplo, la reputación de alguien podría depender de ellas.
- Lee ciertas secciones de Robert's Rules of Order, en particular la sección que trata sobre el secretario.
- Ve escribiendo los hechos mientras se desarrollen. Si el mismo tema se menciona dos veces, no lo agrupes.
Advertencias
- No incluyas demasiados detalles en la minuta. Aunque te pidan registrar las conversaciones, procura que sea lo más breve y conciso posible. Limítate a anotar los puntos más importantes, sino terminarás abrumado y llenarás la minuta con detalles innecesarios.
- Las interpretaciones y los sentimientos personales del encargado de la minuta no deben bajo ningún motivo reflejarse en el registro.
- Si parte de la reunión es confidencial entre un abogado y su cliente, no registres nada de esa parte. En su lugar, escribe: “El consejo informó que la conversación era confidencial entre el abogado y el cliente. La conversación no fue registrada”.[16]
- Si te piden registrar una conversación confidencial, por ejemplo, entre un abogado y su cliente, toma otra minuta y guárdala por separado de la minuta de la reunión general. Márcala como confidencial y deja en claro quién tiene acceso a ella.[17]
Referencias
- ↑ http://www.robertsrules.com/
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.mftrou.com/meeting-minutes.html
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.edc-odu.com/.../wp.../WRITING-THE-MEETING-MINUTES.docx
- ↑ http://www.workerseducation.org/crutch/procedure/minutes.html
- ↑ http://www.arara.org/3_2_Minutes.pdf
- ↑ http://www.robertsrules.com/faq.html# 15
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.wildapricot.com/membership-articles/how-to-write-effective-meeting-minutes
- ↑ http://www.effectivemeetings.com/meetingbasics/minutes.asp
- ↑ http://www.mwe.com/info/pubs/CorporateSecretary0706.pdf
- ↑ http://www.mwe.com/info/pubs/CorporateSecretary0706.pdf